طرح اتوماسیون اداری

دسته: کامپیوتر و IT
بازدید: 29 بار
فرمت فایل: doc
حجم فایل: 2264 کیلوبایت
تعداد صفحات فایل: 288

استفاده مناسب از فناوری‏های نوین و به خصوص امكانات فراهم‏ آمده در زمینه فناوری اطلاعات می‏تواند هر سازمانی را دچار تحول سازد استقرار سیستم اتوماسیون اداری و حذف مكاتبات كاغذی در حد ممكن نیز از جمله مواردی است كه نه تنها می‏تواند باعث ارتقاء به سطح فرهنگ سازمانی گردد، بلكه به میزان قابل توجهی بهره‏وری كاركنان و مدیران را نیز افزایش دهد

قیمت فایل فقط 7,900 تومان

طرح اتوماسیون اداری

فهرست مندرجات

1- مقدمه...................................................................................................................................... 1

2- تعریف پروژه........................................................................................................................ 2

3- اهداف پروژه......................................................................................................................... 2

4- مراحل انجام كار.................................................................................................................... 2

1-4- انتخاب نرم‏افزار........................................................................................................... 3

2-4- تشكیل كمیته راهبری................................................................................................... 3

3-4- شناخت و برنامه‏ریزی................................................................................................. 4

4-4- برنامه زمان‏بندی سیستم اتوماسیون اداری............................................................... 6

5-4- آموزش........................................................................................................................ 7

6-4- نصب و راه‏اندازی....................................................................................................... 7

7-4-پشتیبانی........................................................................................................................ 8

5- اقدامات انجام شده (درصد پیشرفت).................................................................................... 9

6- پیوست‏ها

پیوست 1- گزارش ارزیابی نرم‏افزارها

پیوست 2- گزارش برنامه اجرایی

پیوست3- راهنمای كاربران - دبیر

پیوست4- راهنمای كاربران - مدیر

1- مقدمه

استفاده مناسب از فناوری‏های نوین و به خصوص امكانات فراهم‏ آمده در زمینه فناوری اطلاعات می‏تواند هر سازمانی را دچار تحول سازد.

استقرار سیستم اتوماسیون اداری و حذف مكاتبات كاغذی در حد ممكن نیز از جمله مواردی است كه نه تنها می‏تواند باعث ارتقاء به سطح فرهنگ سازمانی گردد، بلكه به میزان قابل توجهی بهره‏وری كاركنان و مدیران را نیز افزایش دهد. خوشبختانه نصب و راه‏اندازی سیستم اتوماسیون اداری در وزارت صنایع و معادن با سرعت مناسبی در جریان می‏باشد و علاوه بر دبیرخانه‏های مركزی، دبیرخانه فرعی در كلیه معاونت‌ها تشكیل گردیده است و در سایربخش‌ها معاونت دیگر نیز در دست اقدام می‏باشد. حدود 176 نفر از كاركنان مرتبط با سیستم اتوماسیون در سطوح مختلف آموزش دیده‎‏اند و غالباً در حال بكارگیری سیستم می‏باشند. حدود 110 دستگاه PC جدید توزیع گردیده و روی 38 دستگاه موجود نیز سیستم اتوماسیون اداری نصب گردیده و در حال بهره‏برداری می‏باشد. با توجه به پشتیبانی مدیران محترم وزارتخانه از سیستم اتوماسیون اداری می‎توان امیدوار بود كه در آینده نزدیك گردش‏نامه‏ها در وزارتخانه در حد بالایی با استفاده از سیستم مكانیزه اتوماسیون اداری انجام پذیرد.

2- تعریف پروژه

انتخاب، تأمین و راه‏اندازی سیستم رایانه‏ای دبیرخانه، بایگانی و پیگیری در سطح ستاد وزارت صنایع و معادن

3- اهداف پروژه

پروژه اهدافی تحت عناوین زیر را دنبال می‏نماید :

• شناسایی نرم‏افزارهای موجود در داخل كشور در زمینه اتوماسیون اداری
• پیشنهاد مناسب‏ترین نرم‏افزار جهت بكارگیری در ستاد وزارت صنایع و معادن
• تأمین نرم‏افزار
• نصب و راه‏اندازی سیستم اتوماسیون اداری
• پشتیبانی

    راه‏اندازی سیستم اتوماسیون اداری دارای نتایجی تحت عناوین زیر می‏باشد.

• سامان یافتن امور دبیرخانه و بایگانی
• افزایش سرعت و دقت در گردش مكاتبات
• كاهش حجم بایگانی
• كاهش میزان حجم جابجایی كاغذ در مكاتبات
• امكان پیگیری موارد و تهیه گزارشات آماری

4- مراحل انجام كار

برای انجام پروژه مراحلی تحت عناوین زیر مطرح گردیده است :

1-4- انتخاب نرم‏افزار

2-4- تشكیل كمیته راهبری

3-4- شناخت و برنامه‏ریزی

4-4- برنامه زمان‌بندی سیستم اتوماسیون اداری

5-4- آموزش

6-4- نصب و راه‏اندازی

7-4- پشتیبانی

در ادامه توضیح مختصری از مراحل انجام كار ارائه می‏شود.

1-4- انتخاب نرم‏افزار

برای تدارك نرم‏افزار مناسب اتوماسیون اداری فعالیت‏های زیر انجام شده است :

• شناسایی وضعیت موجود وزارت صنایع و معادن در زمینه اتوماسیون اداری
• تعیین نیازهای وزارت صنایع و معادن در زمینه اتوماسیون اداری
• شناسایی نرم‏افزارهای اتوماسیون اداری موجود در بازار ایران و تعیین نرم‏افزارهای كاندید
• تعیین شاخص‏های ضروری جهت ارزیابی نرم‏افزارهای كاندید و امتیازدهی آنها
• ارزیابی نرم‏افزار كاندید
• نتیجه‏گیری و گزینش سه نرم‏افزار برتر
• انتخاب نهایی نرم‏افزار مورد نظر

این مرحله از پروژه به صورت كامل انجام گردیده و نرم‏افزار مورد نظر انتخاب شده و با شركت مربوطه قرارداد منعقد شده است.

2-4- تشكیل كمیته راهبری

اعضای كمیته راهبری در اردیبهشت ماه 81 مشخص گردیدند و به اعضاء ابلاغ شد، اولین جلسه كمیته راهبری در تاریخ 8/3/81 با شركت اعضاء برگزار گردید و در مجموع پنج جلسه كمیته برگزار گردیده است. كمیته راهبری از افراد زیر تشكیل گردیده است :

• معاونت اداری و مالی
• نماینده معاونت شورای فناوری اطلاعات
• نماینده معاونت برنامه‏ریزی، توسعه و فناوری
• مدیر كل امور اداری
• مدیر كل تشكیلات و بودجه
• شركت ناظر
• گروه توسعه و پشتیبانی شبكه
• نماینده واحدی كه نرم‏افزار در حال نصب در آن می‏باشد.

مواردی كه در كمیته راهبری مورد بررسی و بحث قرار گرفته است تحت عناوین زیر می‏باشد :

• تأمین سخت‏افزار مورد نیاز برای راه‏اندازی سیستم
• تخصیص مكان برای دبیرخانه متمركز معاونت
• موانع موجود در زمینه نصب و راه‏اندازی سیستم
• پیشرفت پروژه و كارهای در دست اقدام
• موانع موجود در زمینه آموزش كاركنان مرتبط با سیستم
• محدودیت‏های موجود در زمینه تداركات
• اولویت‏بندی انجام كار اتوماسیون

3-4- شناخت و برنامه‏ریزی

برای انتخاب نرم‏افزار مناسب و شناسایی محیط از نقطه نظر سخت‏افزار، نرم‏افزارهای دبیرخانه موجود، محل‏های استقرار سیستم و نیازهای مرحله نصب و راه‏اندازی فعالیت‏هایی تحت عناوین زیر انجام گردیده است :

• · شناخت اولیه برای انتخاب نرم‎افزار اتوماسیون اداری مناسب
• · شناخت وزارتخانه برای برآورد نیازهای مرحله نصب و راه‎اندازی
• · شناخت هر معاونت جهت نصب سیستم

همان طور كه مشاهده می‏شود برای انجام كار مطالعه و شناخت سازمانی در سطوح مختلفی انجام گردیده است. در اولین سطح، شناسایی اجمالی وزارتخانه از نقطه‏ نظر امكانات موجود اتوماسیون اداری و تعیین نیازهای وزارت صنایع و معادن در زمینه اتوماسیون اداری، امكان‏سنجی پیاده‏سازی سیستم مورد نظر بوده است. در مرحله بعدی وزارتخانه از نظر سخت‏افزارهای موجود، ساختار سازمانی، شیوه‏های استقرار سیستم، موانع و مشكلات پیش‏روی پروژه مورد بررسی قرار گرفته و نیازهای مورد نظر اعلام گردیده است. در مرحله نصب و راه‏اندازی سیستم‏ هر یك از معاونت‏ها كه برای نصب و راه‏اندازی سیستم در نظر گرفته شده است از نقطه نظر گردش‏كار، شیوه‏های ثبت نامه‏ها، تعداد پرسنل مرتبط با كار دبیرخانه، حجم نامه‏های وارده و صادره بررسی شده و نیازهای سخت‏افزاری، نرم‏افزاری، آموزش مورد نیاز مشخص گردیده است. مرحله شناخت در حال حاضر به صورت كامل انجام پذیرفته و نیازهای مرحله مدون گردیده است.

در زمینه برنامه‏ریزی مراحلی تحت عناوین زیر انجام گردیده است :

• · شناسایی فعالیت‏های مرحله نصب و راه‏اندازی
• · تهیه و تدوین برنامه زمان‏بندی
• · تهیه برنامه آموزش
• · تهیه برنامه نصب و راه‏اندازی

فعالیت‏های شناسایی شده برای انجام پروژه به شرح زیر می‏باشد :

• مقدمات انجام كار
• تهیه برنامه آموزش
• تهیه برنامه نصب
• اعلام امكانات مورد نیاز آموزش
• شناخت از نقطه نصب
• شناسایی افراد برای آموزش در نقطه نصب
• آموزش در نقطه نصب
• اعلام موارد نیاز در نقطه نصب
• تعریف پارامترها در نقطه نصب
• نصب سیستم

براساس فعالیت‏های شناسایی شده برنامه زمان‏بندی تنظیم و برای انجام كار برنامه آموزش و برنامه نصب و راه‏اندازی تهیه گردیده است.

4- آموزش

برای آموزش كاركنان، ارائه آموزش در چهار سطح زیر در نظر گرفته شده است :

• اعضای دبیرخانه
• معاونین و مدیران كل
• مسئولین دفاتر
• رؤسای ادارات

تعداد ساعات آموزش برای اعضای دبیرخانه 6 ساعت و برای سایر افراد 4 ساعت در نظر گرفته شده است. آموزش معاونین و مدیران كل به صورت حضوری و سایر افراد در كلاس انجام می‏پذیرد. علاوه بر آموزش سیستم، راهنمای استفاده كنندگان سیستم و گردش‏كار مكاتبات اداری با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری تهیه شده است. آموزش‏های انجام شده به صورت زیر می‏باشد :

دبیرخانه مركزی 1 و 2	14
دبیرخانه معاونت اداری و مالی	6
دبیرخانه معاونت برنامه‏ریزی	8
مسئولین دفاتر در معاونت اداری و مالی	8
رؤسای ادارات در معاونت اداری و مالی	12
دبیرخانه معاونت اقتصادی	6
دبیرخانه معاونت تولید – مجلس – معادن	14
مسئولین دفاتر و رؤسای ادارات در معاونت تولید	25
مسئولین دفاتر و رؤسای ادارات در معاونت اقتصادی	16
معاونین و مدیران كل	2
جمع	111 نفر

6-4- نصب و راه‏اندازی

سیستم اتوماسیون اداری به عنوان اولین گام در دبیرخانه مركزی ساختمان شماره یك و دو نصب گردیده است و در حال حاضر دبیرخانه‎های مركزی نامه‏ها را از طریق سیستم جدید شماره و ثبت می‎نمایند. علاوه بر این نامه‏ها Scan شده و تصویر نامه‏ها در سیستم موجود می‏باشد و معاونت‏ها با توجه سطح دسترسی می‏توانند نامه‏های مورد نظر را ملاحظه نمایند. از آنجائی‏كه نصب سیستم در معاونت‏ها تا سطح مدیران كل انجام گردیده است، گردش نامه‎ها به صورت دستی و ثبت آنها به صورت مكانیزه انجام می‏پذیرد. پس از نصب سیستم برای رؤسای ادارات و كارشناسان امكان گردش نامه‏ها به صورت مكانیزه فراهم می‏گردد. درحال حاضر در معاونت‏های اداری و مالی، اقتصادی و امور بین‏الملل و معاونت برنامه‏ریزی، توسعه و فناوری دبیرخانه فرعی معاونت شكل گرفته است و ورود و خروج نامه به / از معاونت در سیستم ثبت می‏گردد. معاونت تولید، مجلس و امور معادن در دست اقدام بوده و به زودی دبیرخانه این معاونت‏ها نیز به صورت متمركز تشكیل می‏گردد. در مرحله بعدی نصب سیستم برای رؤسای ادارات انجام پذیرفته و نامه می‎تواند به صورت مكانیزه در سیستم گردش نماید. بدیهی است كه برای گردش كامل نامه به صورت مكانیزه كارشناسان نیز بایستی دارای سیستم شوند. نصب و راه‏اندازی سیستم در اولین مرحله تا سطح مدیران كل انجام شده و سپس به رؤسای ادارات تسری می‏یابد.

در معاونت‏هایی كه سیستم راه‏اندازی شده است، نامه‏ها تا سطح معاونین و مدیران كل قابل دسترسی می‏باشد

.

7-4- پشتیبانی

در زمینه پشتیبانی از سیستم فعالیت‏های زیر در جریان می‏باشد :

• نظارت بر حسن اجرای سیستم در دبیرخانه مركزی
• نظارت بر حسن اجرای سیستم در دبیرخانه معاونت‏ها
• رفع مشكلات موجود حین انجام كار
• انجام هماهنگی‏های لازم در مورد اشكالات سخت‏افزاری

پشتیبانی از اولین نصب سیستم در وزارتخانه شروع شده است و به مدت یك سال نیز تداوم خواهد داشت.

5- اقدامات انجام شده (درصد پیشرفت)

انتخاب نرم‏افزار	100%
عقد قرارداد با شركت مورد نظر	100%
تشكیل كمیته راهبری	100%
شناخت و برنامه‏ریزی	100%
آموزش	80%
نصب و راه‏اندازی سیستم	70%
پشتیبانی	30%

لازم به ذكر است كه با توجه به رفع موانع و كاهش تنگناها در زمینه سخت‏افزار و تدارك نیازها درصدهای باقی‏مانده از آموزش و نصب و راه‏اندازی با سرعت بیشتری نسبت به اوایل پروژه انجام پذیرد. به عنوان مثال می‏توان به شكل‏گیری دبیرخانه فرعی در سه معاونت باقی‏مانده اشاره نمود كه انتظار می‏رود طی دو هفته آتی انجام پذیرد. در ادامه برنامه زمان‏بندی نصب و راه‏اندازی سیستم اتوماسیون اداری ارائه شده است

جهت دریافت فایل طرح اتوماسیون اداری لطفا آن را خریداری نمایید

قیمت فایل فقط 7,900 تومان

برچسب ها : طرح اتوماسیون اداری , دانلود طرح اتوماسیون اداری , اتوماسیون اداری , کامپیوتر , نرم افزار , سخت افزار , برنامه نویسی , اینترنت , برنامه نویسی , , پروژه دانشجویی , دانلود پژوهش , دانلود تحقیق , پایان نامه , دانلود پروژه